To-Do : 4 minutes pour une journée productive

En 2015, Microsoft a racheté Wunderlist, une application phare sur téléphone portable pour gérer sa liste de tâches. Wunderlist continue d’exister et d’évoluer, alors que Microsoft a lancé une autre application de gestion de tâches : Microsoft To-Do.

Ma journée

La stratégie derrière ces choix : utiliser la technologie de Wunderlist pour offrir une application robuste, tout en laissant Wunderlist évoluer en parallèle. Les deux outils offrent des avantages et possèdent des inconvénients. Le principal avantage de Microsoft To-Do est son intégration transparente et directe avec Office 365, et donc les tâches d’Exchange et d’Outlook. Si nous verrons Wunderlist dans un prochain billet, c’est Microsoft To-Do qui va attirer notre attention dans celui-ci.

Support et installation de To-Do

Microsoft To-Do est entièrement gratuit, ce qui est une bonne nouvelle pour les utilisateurs qui cherchent un outil simple, bon marché et efficace pour organiser ses journées. Il vous suffit d’aller sur todo.microsoft.com pour obtenir le lien nécessaire au téléchargement de la version que vous souhaitez, ou sur le store de votre système (iOS, Android, MacOS ou Windows). Il existe aussi une version web pour les inconditionnels du tout en ligne.

Deux choses importantes à considérer une fois l’installation faite :

  1. Vous avez besoin d’un compte Microsoft (on est chez Micro$oft, donc il faut que vous acceptiez cette réalité de transformer votre adresse email en compte Microsoft)
  2. Vous pouvez ajouter autant de comptes que vous voulez, ce qui est super pratique pour gérer en un seul endroit votre agenda professionnel et celui personnel. Si vous avez d’autres agendas, vous pouvez aussi les ajouter, maintenant, je vous conseille de réfléchir à simplifier votre vie pour la rendre plus productive. Vous n’êtes qu’une seule et même personne. Je dis ça mais je n’ai rien dit, c’est votre choix et je le respecte, Microsoft To-Do aussi, ça tombe bien.
Tâches dans Outlook

La beauté, que vous utilisiez Outlok.com ou juste le client Outlook, est que vos tâches Outlook et Microsoft To-Do vont se synchroniser toutes seules sur tous vos appareils ! Tada ! Rien de magique, Microsoft To-Do a été conçu pour ça et c’est exactement ce que l’on veut quand on souhaite tout organiser et ne rien perdre de ces myriades de choses qu’il y a à faire dans la journée !

Note Si Microsoft To-Do possède une API qui permet aux développeurs de l’interfacer avec leurs produits, les intégrations fournies ne sont qu’à destination des produits Microsoft. Si vous souhaitez intégrer vos tâches avec des produits non Microsoft, alors Wunderlist sera mieux adapté.

Ne plus rien oublier

Pour commencer le mieux possible avec Microsoft To-Do, Je vous conseille d’utiliser Outlook sur votre ordinateur (Mac ou PC) et To-Do sur vos appareils mobiles. De cette façon, vous allez centraliser vos activités planifiées autour d’Outlook, de son calendrier et de vos messages électroniques, tout en ayant toujours vos tâches à portée de main, directement dans votre mobile.

Pourquoi ne pas directement utiliser To-Do sur votre ordinateur ? Tout simplement parce qu’Outlook va vous permettre de faire une action supplémentaire très puissante en termes de gestion de tâches : transformer une tâche en rendez-vous. Autrement dit, vous allez planifier vos tâches dans votre calendrier, ce qui va organiser votre journée autour de rendez-vous avec vous-même. Cette simple et rapide action va vous permettre d’en faire plus en moins de temps !

Il ne vous reste alors plus qu’à créer de nouvelles tâches, ce que vous avez à faire, et surtout (point primordial) de mettre une échéance. En effet, une tâche sans échéance est comme ces « trucs » qu’on a à faire et pour lesquels on ne trouve jamais le temps, mais qui nous hantent. Petite astuce pour faire en sorte qu’une tâche soit réalisée, lui attribuer une date d’échéance.

Note J’utilise aussi To-Do pour créer des listes d’idées. Par exemple, j’ai une liste de cadeau pour chacune des personnes à qui je souhaite anniversaire et Noël. Quand au détour d’une conversation, je me rends compte que telle chose leur ferait plaisir, je la note dans To-Do. Il n’y a aucune échéance, mais ces listes sont synchronisées et peuvent être consultées à tout moment. J’ai aussi toujours une liste des sites web à consulter, livre à lire ou films à voir.

Courrier avec indicateurs

Si vous recevez des courriers électroniques avec un indicateur, ils apparaitront dans To-Do, afin de vous rappeler qu’il contient de trouver du temps pour les traiter.

Une des questions souvent posées en gestion du temps, est comment faire quand une tâche doit se dérouler sur plusieurs jours, tout en en prenant que quelques minutes ou heures par jour. Simplement en lui attribuant une date d’échéance et en la planifiant chaque jour jusqu’à ce qu’elle soit réalisée.

Pour rendre votre organisation lisible, Microsoft To-Do crée quatre listes par défaut :

  • Ma journée qui contient tout ce que vous avez à faire aujourd’hui
  • Planifié qui contient toutes les tâches qui ont une date d’échéance
  • Courrier avec indicateur qui contient tous les messages électroniques reçus avec un indicateur
  • Tâches qui regroupent toutes les tâches du jour, les tâches planifiées et celles qui n’ont pas de dates d’échéances.

Planifier sa journée avec To-Do et Outlook

Si vous prenez le soin d’enregistrer au fur et à mesure ce que vous avez à faire sous la forme de tâches simples, la planification de votre journée ne devrait vous prendre que quelques minutes chaque jour. Voici mon organisation personnelle, que vous pourrez adapter à votre guise.

Tous les matins, je parcours sur mon téléphone ou mon ordinateur, les tâches de ma liste. J’ajoute à Ma journée toutes celles que je souhaite traiter dans la journée. Il suffit pour cela de cliquer sur la tâche en question, puis de choisir Ajouter à ma journée. Tout ceci ne me prend qu’une ou deux minutes. Les tâches qui n’ont pas été marquées comme terminées la veille peuvent se retrouver planifiées de nouveau. En règle générale, 80 à 100% des tâches se retrouvent ainsi attribuées à ma journée.

Certaines tâches ne sont pas traitées dans la journée quand j’estime que je n’aurais pas le temps de les traiter. Cependant, en cours de journée, elles peuvent être déplacées et traitées. Il faut garder une certaine souplesse !

Quand ma journée démarre sur les chapeaux de roue, je ne vais pas plus loin. En revanche, et en règle générale, je termine la planification de ma journée sur mon PC depuis Outlook. J’ouvre alors le calendrier Outlook. Mon Outlook présente toujours ma liste de tâches dans le volet de droite. J’ai lors une vue sur toutes les tâches que j’ai affectées à ma journée. Je clique-glisse chacune d’entre elle vers le moment que je choisis pour l’exécuter. Par défaut Outlook lui attribue 30 minutes. Je choisir alors de conserver cette durée ou de lui affecter celle que je considère adéquate.

Note La loi de Parkinson (du nom de Cyril Northcote Parkinson, essayiste et historien britannique) définit que « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ». Ainsi si vous attribuez 30 minutes à une tâche qui peut être réalisée en 15, vous aurez tendance à utiliser les 30 minutes. Forcez-vous à diminuer le temps prévu et faites en sorte que votre concentration vous permette de réaliser le travail dans la durée planifiée. J’arrive parfois à gagner plus de deux heures par jour, juste en planifiant une durée inférieure de 15 ou 20 minutes pour chaque tâche.

Intégrer une tâche a Ma journée

L’ensemble de cette planification ne prend que quelques minutes supplémentaires et me permet de structurer l’ensemble de ma journée et de me focaliser sur ce que j’ai à faire. Six astuces supplémentaires :

  1. Je planifie 5 à 10 minutes de pause toutes les heures (je laisse un trou de 5 ou 10 minutes entre les tâches et rendez-vous toutes les 55 ou 60 minutes).
  2. Je planifie 30 minutes de pause toutes les deux heures.
  3. Si j’ai besoin de me déplacer entre deux tâches ou deux rendez-vous, je rentre ce déplacement dans mon calendrier.
  4. Je marque la tâche comme terminée sur mon mobile (rarement dans Outlook) dès qu’elle est effectivement terminée, ce qui prend 2 secondes puisque Microsoft To-Do est toujours en fonctionnement.
  5. Je planifie deux fois 30 minutes tous les jours à la lecture et au traitement des mails. Les nouveaux mails ne m’interrompent pas, ayant supprimé toutes les notifications.
  6. Je ne planifie que 90% de la journée, laissant entre 30 et 60 minutes libres. Ces moments seront remplis pour discuter avec un collègue, répondre à une sollicitation urgente ou juste lire un article que j’avais prévu de lire, mais pas planifié. La productivité est pour les robots, nous sommes des êtres humains et la liberté est essentielle !
Les tâches effectuées et marquées

Et voilà comment j’arrive à rendre mes journées très productives en réalisant chaque jour ce que j’ai planifié le matin même. Pour cela To-Do est un outil précieux et simple. J’espère que ces quelques astuces vous auront été utiles et n’hésitez pas à me faire part des vôtres dans ls commentaires ci-dessous.

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