Automatiser des tâches en 5 minutes chrono

Qui pourrait aujourd’hui se passer de ce que l’on appelait encore il y a quelque temps « une suite bureautique ». Que l’on utilise Google Docs, Microsoft Office ou LibreOffice, l’intégration des différentes briques logicielles a créé le genre et reste populaire. Ces outils sont devenus collaboratifs avec les ajouts de fonctionnalités de travail à plusieurs, de discussion instantanée et de visioconférence. Historiquement, Office a été le premier à intégrer un langage de programmation à pour automatiser certaines tâches. Cette fonctionnalité, qui continue à s’enrichir, a permis la création d’applications s’appuyant sur Excel, Word, PowerPoint ou Outlook. Avec Office 365, Microsoft a introduit un autre type d’automatisation, proche de ce que l’on trouve dans les outils d’automatisation des processus robotisés (RPA, Robotic Process Automation), Flow.

Quelques clics et puis c’est tout

Flow, comme son nom l’indique, est un outil permettant d’enchaîner des tâches que l’on souhaite automatiser. Par exemple, être averti par mail lors de l’ajout d’un document à un dossier partagé OneDrive, envoyer une demande d’approbation à votre manager lors de la publication d’un document ou récupérer des informations publiées sur Twitter et les enregistrer automatiquement sur SharePoint.

La force de Flow réside, à mon avis, dans deux de ses caractéristiques : ses centaines de connecteurs, de OneDrive à Slack en passant par MailChimp, SalesForce, Instagram et Basecamp, et sa relative simplicité de programmation. Ce dernier point est aussi sa faiblesse, car déboguer un flux d’automatisation qui ne fonctionne pas n’est pas toujours tâche aisée. Un des autres avantages est l’existence de modèles à partir desquels partir, pour commencer à se familiariser avec Flow et en faire un puissant allié pour « en faire plus avec moins ».

Pour rester dans le thème de ce blog et suivre le précédent article sur To-Do, regardons ici comment le prendre en main en automatisant une tâche simple qui consiste à créer automatiquement une tâche lorsqu’un mail est marqué par un drapeau.

Partir d’un modèle

Il existe des dizaines de modèles créés par Microsoft ou la communauté des utilisateurs, à partir desquels créer ses premières automatisations Flow. Une fois Flow lancé, il suffit de cliquer sur Modèles, de les parcourir à la recherche de celui qui nous intéresse, de le sélectionner et de connecter les différents services.

En cliquant sur Créer un flux, mon automatisation est terminée ! Difficile de faire plus simple ! Levons cependant le voile sur ces deux actions enchaînées l’une à l’autre en demandant à les modifier.

On s’aperçoit alors que l’action de création de la tâche Outlook va recevoir des éléments du mail. Par exemple, l’objet de la tâche est la concaténation de l’expéditeur du message et de son objet. Il est, dès lors, possible de personnaliser ce flux.

Apporter sa patte au flux à automatiser

Nous allons dans le flux précédent, remplacer la tâche Outlook par une tâche To-Do, puisque, comme nous l’avons vu dans le précédent billet, To-Do est le point central de la gestion des actions à entreprendre, afin de pouvoir les planifier.

Pour arriver à l’écran ci-dessus, j’ai tout simplement supprimé la tâche Outlook, ajouté une étape en recherchant To-Do, puis modifié les paramètres de la nouvelle étape avec ceux du message ainsi que le calcul de la date d’échéance, en ajoutant 7 jours à la date du jour. On enregistre et le tour est joué !

Au bout de quelques minutes, une nouvelle tâche apparaît dans votre liste To-Do avec une échéance à 7 jours de là. Tout bonnement simplissime et brillantissime ! Vous allez me dire que To-Do affiche de toutes les façons la liste des messages qui ont un indicateur. C’est vrai et l’exemple ci-dessus n’est qu’une illustration de ce que permet Flow.

À chaque fois qu’un flux s’exécute, une trace est gardée, permettant aux administrateurs d’auditer les flux et de les déboguer le cas échéant.

Quelles utilisations ?

Flow est un outil gratuit. Il est aussi disponible au travers d’Office 365 et de Dynamics 365, avec des fonctionnalités étendues, et au travers de deux plans payants qui augmentent encore les limites d’Office 365 et de Dynamics 365 (tous les détails ici). C’est son intégration à Office 365 et à Dynamics 365 qui rend Flow attractif, surtout par rapport aux ténors du RPA.

Si vous avez besoin d’automatiser des flux d’actions simples en fonction de déclencheurs ou de calendrier, de créer des boutons qui déclenchent une série d’actions, ou d’automatiser certains processus métiers (avec PowerApps), alors Flow est fait pour vous. L’étude des différents modèles qui existent, ainsi que les formations disponibles, vous permettront d’en apprendre plus sur Flow et ses capacités. Comme dit la pub, à vous d’inventer la vie qui va avec. L’investissement pour apprendre comment fonctionne Flow sera très vite récupéré avec tous les petits flux que vous allez créer pour vous simplifier la vie !

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